مدیریت اینترنت کارمندان، مسئله کنونی واحد منابع انسانی (HR) می‌باشد

قابلیت دسترسی به اینترنت کارمندان در ارگان‌های کوچک و بزرگ به امری مهم تبدیل شده است. شبکه جهانی وب با دسترسی سریع به اطلاعات و به عنوان وسیله‌ای برای ارتباط کارمندان، به عنوان یک ابزار ضروری برای بیشتر کارمندان در نظر گرفته شده است. در واقع درصد زیادی از افزایش بهره‌وری دهه گذشته را می‌توان به اینترنت نسبت داد.

با‌وجود اینکه، اینترنت و ایمیل، دنیایی از تجارت الکترونیکی و ابزار تحقیق را در اختیار شما قرار می‌دهند، اما راه‌های زیادی از جمله سرگرمی و خرید که سبب کاهش تمرکز کارکنان می‌شود را نیز، پیش رو می‌گذارد. در نتیجه، وب می‌تواند همزمان با کمک به توسعه سازمان موجب آسیب دیدن بهره‌وری و بروز مشکلات جدی‌تر، از جمله دعاوی خصمانه علیه محیط کار را فراهم آورد. این بدان معناست که مدیریت دسترسی به اینترنت کارمندان از یک موضوع کاملاً مربوط به فناوری اطلاعات (IT) به یک مسئله منابع انسانی (HR) در حال تغییر بوده و با ادامه این روند، متخصصان منابع انسانی باید نقشی فعالانه همراه با آموزش بیشتر در مدیریت استفاده از اینترنت کارمندان در محل کار خود داشته باشند. چگونه می‌توانید تعادل بین منافع شرکت و کارمندان را به دست آورید، هنگامی که در دنیای امروزی، استفاده از اینترنت از مزایای کارمندان محسوب می‌شود؟

یکی از پاسخ‌ها، استفاده از نرم‌افزار مدیریت اینترنت کارمندان Employee Internet Management (EIM) است. این نوع نرم‌افزار تکامل یافته محصولات ساده فیلترینگ سایت‌های غیر‌اخلاقی در گذشته می‌باشد که، امروزه می‌تواند نیازهای منحصر به فرد اینترنت سازمان را به‌صورت انعطاف‌پذیر و سازگار مدیریت نماید. با کمک مدیریت بخش منابع انسانی، شرکت‌ها می‌توانند راه حل EIM را جهت دستیابی به برقراری تعادل بین استفاده اینترنت کارمندان به صورت حرفه‌ای و شخصی در محل کار را پیاده سازی کنند.

کمبود کنترل بر روی اینترنت کارمندان در محل کار

در حالیکه استفاده از اینترنت روند کاری کارمندان را تسهیل می‌نماید، اما با یک کلیک بر روی ماوس دروازه حواس پرتی بر روی کارمندان باز می‌شود. سرگرمی، بازی و ورزش تنها چند مورد از وسوسه‌های آنلاین می‌باشد که بسیاری از کارمندان نمی‌توانند در مقابل آن مقاومت کنند. این روند برای مدیران منابع انسانی در سراسر کشور نگران کننده است:

متأسفانه، هیچ نشانه‌ای از کاهش این مشکل رویت نمی‌شود، زیرا محتوا و فناوری‌های جدید مانند پخش مستقیم فیلم و MP3 به‌صورت آنلاین در دسترس قرار گرفته‌اند. با توجه به محدودیت دسترسی بعضی از افراد به اینترنت خانگی، سرعت پایین، بالا بودن هزینه شارژ اینترنت و همچنین نداشتن وقت کافی جهت انجام کارهای شخصی اینترنتی در زمان غیرکاری و دسترسی به فناوری‌های جدید که بیشتر در محیط‌های شرکتی یافت می شود، افراد ترجیح می دهند تا در ساعات کاری کارهای شخصی اینترنتی خود را انجام دهند. برای منابع انسانی، این بدان معناست که کارمندان ساعات اداری خود را صرف بارگیری و مشاهده محتوا با استفاده از منابع شرکتی می‌کنند. مثلا:

ماموریت

در حالیکه بیشتر متخصصین منابع انسانی در ایجاد سیاست‌های دسترسی به اینترنت (IAP ) در سازمان‌ها نقش فعالی داشته‌اند، اما ارائه راهکار، تنها بخشی از راه حل است. پس از مشخص نمودن خط مشی شرکت، برای مدیران منابع انسانی بسیار مهم است که ابزاری بی عیب و نقص در اعمال سیاست و مدیریت در اختیار داشته باشند. واحد منابع انسانی، بیش از هر بخش دیگری، در موقعیت‌های منحصر به فرد قرار دارد، این واحد گزینه‌های انعطاف پذیری را فراهم می‌نماید که به کارمندان اجازه دسترسی به اینترنت را می‌دهد و از موقعیت‌های خصمانه محیط‌کار و مشکلات بهره‌وری جلوگیری می‌کند.

مانند تمام تصمیمات منابع انسانی، دسترسی به اینترنت کارمندان یک مسئله سیاه و سفید نیست. کارمندان فقط به سایت‌های نامناسب دسترسی ندارند. وقتی کارمندان ساعات طولانی تری کار می‌کنند، ضروری می‌دانند که با برنامه‌های کاری سخت‌گیرانه و تعیین ضرب العجل سفت و سخت‌تر،کارهای شخصی آنلاین خود همانند بانکداری آنلاین و خرید الکترونیکی را نیز در دفتر کاری خود انجام دهند. همچنین کارمندان از فرصتی که برای استفاده از وب جهت موارد غیر‌مرتبط با کار در اختیارشان قرار داده شده است، قدردانی می‌کنند.

فیلترینگ سنتی اینترنت به سادگی با فیلتر کردن یا اجازه دسترسی کار می‌کنند، اما آخرین راه‌حل‌های نرم‌افزاری EIM به‌عنوان تنها گزینه برای دستیابی به تعادل بین استفاده از اینترنت کارمندان به صورت حرفه‌ای و شخصی در محل کار ظاهر شده است. پس از نصب و راه اندازی مطابق با خط‌مشی خاص دسترسی به اینترنت سازمان، نرم‌افزار EIM از واکنش کارمندان و سوءاستفاده آنها از وب جلوگیری می‌کند.

نرم‌افزار مدیریت اینترنت کارمندان نه تنها شامل فیلترینگ سنتی اینترنت، بلکه شامل قابلیت‌های مدیریت تطبیقی اضافی نیز می‌باشد. بر خلاف فیلترینگ که شامل حال کاربران خانگی، مدرسه و کتابخانه می‌شود، نرم‌افزار EIM کاملاً بر نیازهای منحصر به فرد شرکت‌های بزرگ سازمانی و سازمان‌های دولتی متمرکز است.

راه‌حل‌های EIM برای پشتیبانی از سیاست دسترسی به اینترنت سازمان سازگار شده و به HR اجازه می‌دهد ترافیک اینترنتی کارمندان را به‌طور شفاف کنترل، مدیریت و گزارش کند. محصولات EIM علاوه بر فیلترینگ و اجازه دسترسی، گزینه‌های مدیریت انعطاف پذیر و قابل تنظیم زیر را داراست:

استفاده از نرم‌افزار EIM برای مدیریت انعطاف‌پذیر استفاده از اینترنت کارمندان، متخصصان منابع انسانی را از اضطراب و مسئولیت‌های مربوط به استفاده از اینترنت کارمندان در محل کار خلاص می‌کند. با این وجود، تفاوت‌های قابل توجهی در نرم افزار EIM موجود وجود دارد، بنابراین شناسایی و انتخاب راه‌حل مناسب برای فرهنگ سازمان به عهده منابع انسانی است.

شناسایی راه‌حل‌های انعطاف‌پذیر

از شرکت‌های کوچک تا بزرگ و همچنین سازمان‌ها در سراسر جهان برای مدیریت موثر استفاده از وب توسط نیروی کار، راهکارهای مدیریت اینترنت کارمندان را اجرا می‌کنند. شرکت داده پردازان دوران به صورت پیشرفته بر فضای بازار EIM متمرکز است و محصولی با نام Ario-TM با قابلیت‌های مختلف که شامل مدیریت اینترنت نیز می‌شود را به بازار عرضه نموده است.

آینده EIM

از‌آنجا‌که دسترسی به اینترنت کارمندان در دهه گذشته استاندارد شده است، هدف اصلی فیلترینگ اینترنت و محصولات کنترل دسترسی به اینترنت، مسدود کردن کلیه دسترسی‌های غیر‌مرتبط با کار در وب بوده است. با این حال، همزمان با تکامل محل کار و اینترنت، نرم افزار مدیریت اینترنت کارمندان برای تحقق نیازهای منحصر به فرد تغییر محیط‌های اداری تکامل یافت.

از‌آنجا‌که اینترنت هم مزیت و هم زمینه‌ساز حواس پرتی است، اکنون بسیاری از محصولات EIM گزینه‌های مدیریت انعطاف‌پذیری را ارائه می دهند و به HR اجازه می‌دهند تا نگرانی‌های استفاده از وب کارمندان و کارفرمایان را برطرف کند. برنامه‌های آتی این نرم‌افزار حتی از انعطاف‌پذیری بیشتری برخوردار می‌باشد، به این معنی که منابع انسانی باید حتی بیشتر درگیر روند‌کار شود. با‌این‌حال، هر چقدر تغییرات مناسبی با توجه به محل کار افراد و سطح دسترسی آنها به اینترنت انجام گیرد، اما همچنان منابع انسانی حلقه مهمی است که باعث رفع شکاف میان کارمندان و مدیریت می‌گردد. تحقیق و پیشنهاد نرم‌افزار مدیریت اینترنت کارمندان متناسب با فرهنگ و نیازهای یک سازمان باید توسط واحد منابع انسانی صورت گیرد.

مدیریت اینترنت کارمندان (EIM)

شرکت داده پردازان دوران دارای محصولی با نام تجاری Ario-TM جهت مدیریت ترافیک شبکه با قابلیت مدیریت اینترنت کاربران می‌باشد.

نمونه سیاست‌هایی که توسط دوران برای استفاده از اینترنت ارائه شده است:

حریم خصوصی کارمندان

به جهت حفظ حریم خصوصی کارمندان می‌بایست نظارت بر اینترنت به ایشان اطلاع داده شود تا از عدم رضایت کارمندان جلوگیری به عمل آید.